Stap 2: Handelsinformatie aanleveren

Een artikel is een object wat besteld kan worden middels een artikelcode (bestelnummer) of barcode. Met handelsgegevens wordt de informatie bedoeld die relevant is voor het bestel- én leveringsproces. Met de handelsrecords informeert de leverancier haar afnemers in welke verpakkingsvorm(en) het product te bestellen is. Elke verpakkingsvormen is voorzien van een eigen GTIN en artikelcode.

Een handelsrecord verwijst naar het productrecord. De technische gegevens van een product behoren bij het productrecord (Stap 3). Naast handelsrecords van de fabrikant kunnen handelsartikelen van meerdere groothandels aan het product gekoppeld zijn [voorbeeld].

De fabrikant/producent is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van het productrecord én de mogelijke verpakkingsvormen in de vorm van één of meerdere handelsrecords.

De verwijzing naar het product kan op twee manieren tot stand woorden gebracht:

• op basis van (unieke) GTIN/EAN
• op basis van GLN + Productcode

Het uitgangspunt is dat er een 100% koppeling tussen product- en handelsrecords plaatsvindt.

De basis handelsinformatie van een artikel bestaat uit:

• Artikelidentificatie               (bestelnummer / barcode (GTIN / EAN) en omschrijving)
• Bestelinformatie                  (o.a. minimum afname, kortingsgroep)
• Prijsinformatie                     (o.a. brutoprijs, omrekenfactor, prijseenheid, prijsinformatie met ingangsdatum in de toekomst)
• Logistieke informatie         (o.a bruto verpakkingsafmetingen en gewicht)
• Artikel/productverwijzing  (GTIN en/of GLN + productcode)
• Commerciële informatie    (deeplink)

Raadpleeg het overzicht databehoefte om inzichtelijk te krijgen welke data er door uw afnemers verwacht wordt voor een eenduidige data-uitwisseling.

Global Trade Item Number (GTIN)

Het GTIN (voorheen EAN) wordt gebruikt voor de wereldwijd eenduidige identificatie van handelseenheden. Er zijn vier GTIN nummeringstructuren beschikbaar voor de identificatie van handelseenheden: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 en GTIN-8. Het GTIN wordt opgeslagen, rechts uitgelijnd eventueel aangevuld met voorloopnullen in een veld van 14 cijfers. De keuze van de nummeringstructuur hangt af van de goederen en de toepassing van de gebruiker. Het GTIN is een uniek nummer en wordt uitgegeven en beheerd door de internationale organisatie GS1.

Indien uw organisatie nog niet over GTIN nummers beschikt raden wij u sterk aan hiermee te starten. Het GTIN is immers dé unieke identificatie van úw product.

Meer informatie over GS1:

Bestelgegevens en de eenheden driehoek

Bij het uitwisselen van artikelgegevens is het van uitermate groot belang dat het duidelijk is hoe men het artikel kan bestellen (minimum afname, stapgrootte en eenheid afname), wat de prijs is van het artikel (prijs en/of omrekenprijs) en de hoeveelheid wat het artikel representeert (het aantal gebruikseenheden). Doordat het ‘aantal per prijs’ op verschillende wijze gehanteerd kan worden, zoals onder meer geprijsd per meter en verkocht per stuk maar ook geprijsd per 1000 stuks en verkocht per 250 stuks, is het belangrijk dat er een eenduidige specificatie van de eenheden wordt gehanteerd.

Verpakkingsvorm hiërarchie

Indien het product in verschillende verpakkingsvormen beschikbaar is, bijvoorbeeld per strekkende meter, per rol van 100 meter of een haspel van 500 meter, dan is het advies om deze verpakkingsvormen als op zich zelf staande artikelen te communiceren via 2BA.

De kleinste eenheid ten behoeve van de prijsbepaling;

• Wanneer het artikel wel bestelbaar is in deze vorm, bestelbaar=ja
• Wanneer het artikel niet bestelbaar is in deze vorm, bestelbaar=nee
• Eenhedendriehoek volgens GTIN (bliep)

Iedere verpakkingsvormen dient voorzien te zijn van een eigen GTIN. Indien er (nog) geen GTIN beschikbaar is dan voldoet een afwijkende artikelcode met een toevoeging van:

• het aantal gebruikseenheden van de verpakking of;
• de verpakkingscode

Prijsinformatie met ingangsdatum in de toekomst

Om goed en tijdig in te kunnen spelen op de veranderingen in de markt willen groothandelaren en installateurs drie maanden voor ingangsdatum beschikken over nieuwe prijsinformatie. De datapool biedt de mogelijkheid om per artikel één of meerdere prijsrecords ‘klaar te zetten’ (voorzien van een ingangsdatum prijs) en deze beschikbaar te stellen voor de data-afnemers.

2BA biedt de mogelijkheid om per artikel één of meerdere prijsrecords ‘klaar te zetten’ en beschikbaar te stellen voor data-afnemers. We noemen dit toekomstprijzen.

Wanneer een prijs is voorzien van een ingangsdatum in de toekomst dan wordt deze binnen de 2BA datapool herkent als toekomstprijs. Er kunnen meerdere prijzen aan een artikel worden gekoppeld. Alle prijsinformatie is na de dag van doorladen (afhankelijk van het gekozen bestandsformaat) direct beschikbaar voor data-afnemers. Gebruikers ontvangen automatisch een e-mailbericht wanneer er prijzen met een bepaalde datum beschikbaar komen. Voorwaarde is dat men de dataleverancier heeft opgenomen in zijn/haar selectieprofiel. Natuurlijk bent u afhankelijk van de mogelijkheden van uw softwarepakket.

Neem contact op met uw softwareleverancier om de mogelijkheden te bespreken.

Voor meer informatie verwijzen wij naar de documentatie van de bestandsformaten.

Goederencode

De goederencodelijsten zijn door Eurostat benoemd in de Gecombineerde Nomenclatuur (GN). Deze Gecombineerde Nomenclatuur bevat de goederenindeling die door de Europese Unie voor de statistieken van de Internationale Handel in Goederen wordt voorgeschreven. De GN is een 8-cijferige indeling (ook wel Intrastat genoemd). De jaarlijkse veranderingen vloeien voort uit aanpassingen die zowel voor de douane als voor de statistiek nodig zijn.

De GS-code (ook wel HS-code genoemd) wordt door de EU-lidstaten als basis genomen voor de goederencode. De uiteindelijke goederencode is de 6-cijferige GS/HS code uitgebreid met 2 cijfers op de 7e en 8e positie.

• Jaarlijks wordt de codelijst geactualiseerd naar de versie van het CBS
• De opgegeven goederencodes worden tijdens de verwerking van de data gevalideerd

TARIC code
De TARIC codering is een door de douane verder gespecificeerde onderverdeling op positie 9 en 10.

Realtime voorraad- en nettoprijzen

Indien uw organisatie een voorraad en/of nettoprijs via een webservice biedt, of voornemens is deze te gaan ontwikkelen, dan kunnen deze webservices gekoppeld worden aan de Online Conditie Server van 2BA. Door middel van deze koppeling kunnen uw afnemers beschikken over realtime voorraad- en/of de (eigen) nettoprijsinformatie (via authenticatie) van uw artikelen, bijvoorbeeld binnen de 2BA zoekengine Unifeed of binnen de eigen ERP omgeving.

Mogelijke opties ten behoeve van de voorraad webservice:

• Voorraad beschikbaar ja/nee; dit wordt aangeduid door middel van een vink of kruis.
• Het aantal op voorraad; dit wordt aangeduid met het specifieke aantal op voorraad.

Deelassortimenten definiëren

Deelassortimenten zijn een verzameling artikelen die binnen een bepaalde groep vallen en een overkoepelende naam hebben. Zo kan bijvoorbeeld een leverancier van elektra-, sanitair- en verwarmingsproducten haar assortiment onderverdelen in specifieke groepen. Deelassortimenten geven gebruikers van selectieprofielen de mogelijkheid om, in plaats van het hele assortiment, één of meerdere deelassortiment te selecteren. Iets wat aanzienlijk kan schelen in de te ontvangen hoeveelheid data (en het verwerken ervan).