Procedure omnummering

Als het assortiment gelijk blijft maar er met andere (bestel)nummers gewerkt gaat worden spreekt de keten over omnummeren. Wanneer het artikel- en/of productnummer bijvoorbeeld wijzigt van 123456 naar a1a2a3 terwijl dit om hetzelfde product of artikel gaat.
Een assortiment wat geheel vervangen wordt door een ander assortiment valt niet onder omnummeren en kan als toevoegen c.q. verwijderen worden beschouwd.

Mogelijk grote impact voor uw (data)afnemers

database schema

Een omnummering kan grote impact hebben voor uw klanten! Uw data kan namelijk opgenomen zijn in diverse (onder meer ERP, PIM of CAD) systemen. Daarom is het van groot belang dat uw relaties (afnemers van uw data) vroegtijdig op de hoogte stelt van een komende omnummering.

Dit voorkomt:

Duplicaten bij product- en/of artikelrecords binnen de systemen van uw relaties
Verbroken koppelingen in onder meer CAD ontwerpen, calculaties, bestellijsten of facturen
Verbroken koppelingen tussen ETIM Classificatie, bijlagen en koppelrecords
Orders met verouderde product- en/of artikelnummers

Lengte product- en/of artikelnummers

Bij de keuze van nieuwe in gebruik te nemen product- en/of artikelnummers is het van belang dat u rekening houdt dat er diverse softwarepakketten zijn waarbij een maximale veldlengte van 17 karakters beschikbaar is. Door de nummers te beperken tot maximaal 17 karakters voorkomt u dat product- en/of handelsrecord niet kunnen worden ingelezen bij uw relaties.

Duidelijke communicatie

Door bovengenoemde impact is het belangrijk dat data-afnemers tijdig worden geïnformeerd en de nodige aanpassingen in hun eigen systeem(-en) kunnen verrichten. Wij adviseren om gezamenlijk de communicatie richting data-afnemers duidelijk af te stemmen en hiervoor een planning op te stellen. Daarnaast is het uiteraard ook van belang dat uw eigen organisatie op de hoogte is van de omnummering.

Het uitwisselformaat voorziet in de velden opvolger en voorganger zowel voor product- als artikelnummers de mogelijkheid om de omnummering te communiceren naar data-afnemers.
Het is van groot belang de oude product- en/of artikelrecords niet direct te verwijderen maar deze te voorzien van geldige opvolger en statuscode. Wij raden u aan om vooraf informatie in te winnen bij uw PIM software leverancier.

Rol 2BA en verantwoordelijkheid data leverancier

Uiteraard geven wij begeleiding bij een omnummeringsprocedure maar de eindverantwoordelijkheid ligt te allen tijde bij u als dataleverancier zelf. Als wij het merendeel van de omnummering uitvoert kan daar op basis van nacalculatie een financiële bijdrage tegenover staan.

Checklist omnummering:

Afstemming tussen dataleverancier en uw interne contactpersoon zijn van groot belang. Stem goed af welke momenten er gekozen worden om de omnummering probleemloos te laten verlopen. Voor een juiste uitvoering dienen onderstaande punten afgestemd te zijn:

Contactpersoon omnummering
Datum aankondiging omnummering (t.b.v. het nieuwsbericht)
Datum daadwerkelijke omnummering (dag van het doorladen)
Reden van omnummering
Concept tekst aankondiging omnummering
Actuele dataset met opvolgers
Nieuwe dataset met voorgangers
Omnummertabel in Excel en CSV formaat (1e kolom oude nummering/2e kolom nieuwe nummering)

1. Planning

Publiceren dataset 1 met huidig geldende nummers voorzien van opvolgers
Publiceren nieuwsbericht (door 2BA)
Minimaal 10 werkdagen later:
Publiceren dataset 2 met voorgangers

2. Datasets en stappenplan

Er dienen twee datasets te worden aangeleverd:

Dataset 1: assortiment met huidige product- en/of artikelnummers

- Opvolgers (zowel product-/artikel en eventueel GTIN opvolger)
- Statuscode ‘Uitlopend’

Gepubliceerde GTIN’s dienen, om duplicaten binnen de database te voorkomen, vooraf met dataset 1 van 2BA verwijderd te worden. Vervolgens kunnen de GTIN’s weer toegevoegd worden met de daadwerkelijke omnummering (dataset 2).

Dataset 2: assortiment met nieuwe product- en/of artikelnummers

Voorgangers (zowel product-/artikel en eventueel GTIN voorganger)
Statuscode ‘Inlopend‘

Raadpleeg eventueel voor het gebruikte uitwisselformaat de bijhorende documentatie.

3. Omnummertabel

Binnen diverse software applicaties wordt de omnummering eventueel via een omnummertabel verwerkt. Daarnaast kan een omnummertabel ook ter controle en/of als naslagwerk dienen. De omnummertabel, in .XLS en .CSV (puntkomma gescheiden) bestandsformaat, dient door uw eigen organisatie beschikbaar gesteld (gehost) te worden. De link naar de omnummertabel wordt opgenomen in de vooraankondiging.